Att hålla möten i verkställande eller rådgivande styrelser är inte en promenad i parken.

Att driva ett effektivt styrelsemöte kräver trots allt en autentisk förståelse för mötesmålen och styrelseledamöternas roller – och att genomföra den kommunikation som krävs före och efter själva mötet. Du måste också se till att dina möten följer styrningsreglerna som anges i styrelsens stadgar, som specifika branschbestämmelser kan påverka.

Även om det är avgörande att ta hänsyn till mekaniken i din styrelsemötesprocess och struktur, är målet i slutändan att säkerställa att alla gör sin del och utför de aktiviteter som krävs för att uppnå dina uppsatta mål.

5 tips för att förbättra styrelsemöten

Den här guiden täcker fem tips om hur du driver ett styrelsemöte mer effektivt, så att du kan optimera din tid och ansträngning för bättre produktivitet och effektivitet.

Skapa organiserade agendor

En gedigen agenda är en avgörande drivkraft bakom dina styrelsemöten. Det håller din diskussion fokuserad på de frågor som är till hands.

Förutom att berätta för dina deltagare vilka ämnen du kommer att ta itu med, kan din agenda också sätta tonen för mötet och uppmuntra fokus i möten. Planera och utveckla viktiga och kraftfulla agendor för att hjälpa dig genomföra samarbetande, produktiva och engagerande styrelsemöten.

Följ dessa tips för att skapa tydliga agendor som hjälper till att hålla dina styrelsemöten på rätt spår.

Bestäm om ett ämne är avsett att söka information, informera eller hjälpa medlemmarna att bestämma sig. Att känna till varje objekts slutmål i förväg gör det lättare att fokusera på att uppnå målet. Alla kan undvika att hamna i sidspår och slösa tid.

Prioritera de viktigaste sakerna. Organisera din agenda baserat på vikt och prioritera varje punkt därefter. Genom att börja med de mest pressande punkterna på agendan kan du engagera medlemmarna i diskussioner när allas sinnen fortfarande är fräscha.

Att börja dina möten med de viktigaste punkterna kan också uppmuntra styrelsemedlemmarna att vara mer punktliga för att undvika att missa viktiga diskussioner.

Ta dig tid att ta fram en grundlig och dynamisk agenda för att ge dina styrelsemöten ett tydligt fokus och riktning. Skicka också din agenda till deltagarna i förväg för att ge alla tid att förbereda sig och ta med värdefulla insikter till bordet.

Automatisera repetitiva uppgifter

Ett effektivt och effektivt möte kräver massor av förberedelser i förväg. Förberedelseprocessen innefattar många tråkiga uppgifter, som att skapa, skicka och spåra OSA och förbereda de nödvändiga verktygen, till exempel de system du använder för att rösta.

Att manuellt göra allt detta gör det lätt att missa något som kan hindra styrelsemötets effektivitet och effektivitet. Lösningen? Automatisera dina rutinuppgifter, inklusive att skicka e-postinbjudningar och andra styrelsemötesrelaterade aktiviteter.

Du kan till exempel använda styrelsemötesprogram som skickar automatiska e-postpåminnelser till deltagare som inte har bekräftat sin närvaro. Du kan också använda digitala plattformar för att samla in och räkna röster automatiskt, antingen på plats eller på distans.

Automatisera repetitiva, tråkiga styrelsemötesuppgifter för att effektivisera hela processen, från förberedelsefasen till eftermötesfasen. Du kan spara mycket tid och energi samtidigt som du säkerställer att du genomför sömlösa styrelsemöten.

Specificera roller och ansvar

Något så enkelt som att inte vara tydlig med vem som gör vad och de projekt eller initiativ deltagarna är involverade i kan stoppa dina styrelsemöten (eller vilket möte som helst).

Till exempel kan styrelseledamöter som blir allt mer engagerade i ditt företag göra det utmanande att spåra alla program, projekt och aktiviteter de är involverade i. Nyckeln är att specificera styrelseledamöternas roller och ansvar och arbeta dig vidare därifrån.

Använd tillförlitliga styrtekniker eller plattformar som gör att du enkelt kan organisera, tilldela och spåra alla styrelsemedlemmar och deras engagemang.

Genom att göra det blir det enkelt att få information och uppdateringar om varje roll och initiativ. Du kommer att minska den potentiellt långa fram och tillbaka som kommer med att få alla och deras funktioner och engagemang raka. Du har nödvändig information i förväg och förbereder allt för ett smidigare styrelsemöte.

Effektivisera informationsutveckling och leverans

En av de vanligaste frustrerande aspekterna av styrelsemöten är den långa ledtiden för möteshandlingarna. Som sådan måste du snabbt identifiera och leverera kritiskt innehåll, inklusive agendan.

Om du inte gör det kan det leda till att du kör styrelsemöten med ofullständig data eller att du inte har den senaste informationen till hands. Detta kan slösa bort din tid och ansträngning och göra dina möten mindre effektiva.

Du kan utnyttja en digital styrningslösning för att effektivisera informationen och leveransprocesserna för dina styrelsemöten, så att du kan distribuera alla nödvändiga dokument effektivt via en molnbaserad portal eller datahanteringsfunktion.

Digitala styrningslösningar förenklar också att göra sista minuten ändringar av dokument och agenda. Du kan enkelt uppdatera alla deltagare med den senaste informationen nära mötesdatumet, så att alla håller sig uppdaterade.

Ge enkel åtkomst till styrelsedokument

Oavsett vilka resurser du skickar iväg har deltagarna mycket att vinna på att ha tillgång till mer kompletta informationsbibliotek. Snabb och enkel tillgång till relevanta dokument hjälper dig och styrelseledamöterna bättre förbereda sig för styrelsemöten. Ju bättre förberedda kritiska intressenter är, desto mer effektivt och ändamålsenligt är styrelsemötet eftersom allt är upplagt och alla nödvändiga dokument och data är klara.

Använd styrelsemötesprogram som ger styrelseledamöter och utsedda användare tillgång till ett centraliserat och sökbart styrelsedokumentarkiv. Utnyttja plattformar med sökfunktioner för att förenkla lagring, hitta och hämta styrelsedokument, data och rapporter.

Du kan spara massor av tid och ansträngning genom att manuellt kamma igenom berg av information, vilket gör att du snabbt kan få den data du behöver och underlätta sömlösa styrelsemöten.

Summering

Med våra fem tips kan du säkerställa att dina styrelsemöten blir mer effektiva och produktiva. ?

Det är mycket som ligger till grund för styrelsemöten – från tillräckligt förberedande arbete till effektiva uppföljningar. Alla viktiga delar som saknas i mötesförberedelserna kan enbart påverka kvaliteten på hela ditt styrelsemöte.

Få ut det mesta av dina styrelsemöten genom att ta tillfället i akt att bedöma dina styrelsemedlemmars tankar och upptäcka värdefull strategisk vägledning. Även om framgångsrika styrelsemöten kan se olika ut för varje organisation, håll dig till bästa praxis. Följ tipsen i den här guiden för att hjälpa dig att uppnå mötets mål effektivt och effektivt.

Vid behov, vidta extra åtgärder för att uppmuntra sömlöst samarbete och skapa en hälsosam och produktiv mötesmiljö. Alla dina ansträngningar kan löna sig när dina styrelsemöten blir mer effektiva och du kan få saker gjorda istället för att slösa tid och resurser.

Nya Inlägg