Som alla småföretagare kan intyga är det inte lätt att hänga med i alla förändringar som har skett under de senaste åren. Företag har varit tvungna att navigera i pandemin, leveranskedjeproblem, inflation, social oro och mer. Det har räckt för att få även de mest rutinerade entreprenörerna att tappa sömnen på natten. Men som ordspråket säger, ”med motgångar kommer möjligheter.”

En av de viktigaste möjligheterna som har dykt upp ur det turbulenta 2020-talet är en enklare och effektivare väg att bli global. En gång förvisade till gallerior, kvartersbutiker och lokala kontorsytor kan många småföretag idag utöka sina horisonter tack vare innovativ ny teknik som gör det möjligt för dem att arbeta på distans och samarbeta med partners, resurser och kunder från var som helst i världen. Och för att ge sin verksamhet en extra fördel på den decentraliserade, globala marknaden vänder sig många företag till molntelefoni.

Molnet och det spridda kommunikationssystem som det stöder gör det möjligt för entreprenörer att göra affärer från nästan var som helst. Men hur fungerar molntelefoni? Vilka är dess främsta fördelar? Och viktigast av allt, hur väljer du det bästa systemet för ditt företag?

Vad är molntelefoni?

”Molntelefoni är ett telefonsystem som fungerar via mobildata eller internet. Molnets förmåga att vara värd för allt från filer till meddelanden, röstkommunikation och video förvandlar dessa system till enhetliga kommunikationsplattformar”, förklarade OpenPhones medgrundare och VD Mahyar Raissi. ”Med dem kan företag växa utan att vara bundna till traditionell hårdvara. Och de kan komma åt och dela sina data och system från var som helst i världen.”

OpenPhone är en molntelefonitjänst tillgänglig för iOS, Android, Mac, Windows och webbläsare. Plattformen grundades 2018 och har vuxit i popularitet bland nystartade företag och småföretag, med mer än 40 000 kunder.

Även kallat molnsamtal ger molntelefoni användare tillgång till företagsrösttjänster via vilken mobil- eller internetanslutning som helst. Dessa tjänster är virtuella lösningar som hanteras av tredje part utanför företaget, så det finns ingen hårdvara eller annan utrustning för företag att hantera. Och molntelefoni är inte begränsad till grundläggande röstsamtal; det inkluderar SMS- och MMS-meddelanden, fildelning, affärsprogramvaruintegrationer och mer.

Hur fungerar molntelefoni?

”Molntelefoni erbjuder massor av flexibilitet,” sa Raissi. ”Det tar bort behovet av ledningar och mellanhänder genom att hantera hela samtalsdirigeringsprocessen, vilket gör att företag kan komma åt sina telefonsystem via en webbläsare eller mobilapplikation.”

”Molntelefoni är i huvudsak programvara som låter dig använda ditt företagstelefonsystem från vilken dator eller smartphone som helst”, sa Raissi. ”Detta tar bort behovet av att använda föråldrade, lokala bordstelefoner. Molntelefoni hanterar hela samtalsdirigeringsprocessen genom en leverantör av företagstelefontjänster. På så sätt kan du ringa och sms:a från vilken enhet som helst, automatiskt synkronisera dina affärskontakter mellan dina enheter och arbeta var du än vill.”

Från en molntelefoni online-instrumentpanel kan företag enkelt tilldela nummer till teammedlemmar, initiera vidarekoppling och dra nytta av många andra samtalsfunktioner. Leverantören tar hand om alla aspekter bakom kulisserna, befriar företag från administrativa omkostnader och skyldigheten att hantera sin egen PBX/PABX. Tjänsteleverantören är den part som ansvarar för att bygga och driva de servrar som driver affärstelefonsystemet.

Vilka är de största fördelarna med molntelefoni?

• Enkel att använda: Inga fler PBX-system som samlar damm i garderoben eller obehagliga kopparledningar. Och företag behöver inte ringa IT när det är problem. När det gäller gammaldags bordstelefonhårdvara är det historia också.
• Skalbar: Med traditionella företagstelefonsystem måste företag ägna mycket tid och ansträngning för att skala systemet när deras organisation växer. Varje gång en ny medarbetare anställs måste företag köpa en ny bordstelefon, utbilda personen och hantera ökade kostnader.
• Alltid uppdaterad: Med traditionella PBX-system förblir alla kablar och hårdvara på plats. Det betyder att ett företags interna eller outsourcade IT-avdelning ansvarar för underhåll och uppdatering av systemet. Så när uppdateringar sker måste företaget vanligtvis köpa ny utrustning, servrar och annan teknik. Däremot, med molntelefoni, hanterar tjänsteleverantören alla tekniska aspekter. Allt som ett företag kommer att behöva göra är att ibland uppdatera sin mobilapplikation för att få tillgång till alla nya funktioner och förbättringar.
• Flexibel: Flexibla arbetsarrangemang är på frammarsch. Från fjärr- och hybridarbetsmodeller till policyer för att ta med din egen enhet (BYOD), både företag och anställda inser värdet av icke-traditionella arbetsarrangemang. Och molntelefoni passar den här modellen perfekt.

Hur väljer du en molntelefonileverantör?

En av de viktigaste aspekterna av att välja en molntelefonileverantör är att hitta en som erbjuder alla funktioner som företaget behöver. Några av de bästa funktionerna att leta efter i ett affärsmolntelefonisystem är röstbrevlåda, avgiftsfria nummertillgänglighet, funktioner för automatisk telefonist, delade telefonnummer, utdrag och automatiska svar och enkla integrationer med affärssystem (som ett CRM).

Varje företag kommer att ha olika prioriteringar. Tricket är att identifiera måste-has kontra nice-to-haves. Det är också viktigt att kontrollera kundrecensioner. Företag gör stora påståenden om kundnöjdhet och användbarhet, men ibland är detta bara marknadsföringsfoder. Genom att använda G2 eller någon annan databas för programgranskningar kan företag få tillgång till produktinformation, komplett med en lista över funktioner och kundfeedback.

Det är också oerhört viktigt för företag att välja ett system som är lätt att använda. Som Raissi framhåller kan en intuitiv användarupplevelse göra stor skillnad.

”När du har en företagstelefonapp som är lika intuitiv som dina andra appar, finns det ingen inlärningskurva,” sa han. ”Du kan enkelt anpassa dina telefoninställningar och ombord teamkamrater utan att behöva betala för IT-support. Detta hjälper till att spara värdefull tid och resurser för företag.”

Datasäkerhet, integritet och säkerhet bör också prioriteras. Företag litar på tjänsteleverantörer med en av sina mest värdefulla tillgångar, deras data. Och tyvärr kommer vissa leverantörer att använda allt som ett företag delar till sin egen fördel. Företag måste säkerställa att deras leverantör har kryptering, följer dataskyddsstandarder och inte på något sätt har tillstånd att använda, visa eller sälja användardata.

Och sist men inte minst är det viktigt att förstå det fulla priset för alla molntelefonilösningar. Redovisa för installationsavgifter, underhåll och prenumerationskostnader. Ibland kan det vara svårt att sålla igenom alla dolda avgifter för att hitta det verkliga priset. Men det kan spara tid och pengar på lång sikt.

Bild: Depositphotos