Det är inte en ovanlig händelse nuförtiden: En ping skickas till en anställd via en fristående chattapp om ett projekt som skapats med hjälp av en annan leverantörs verktyg för vilket den relevanta filen finns i ett separat datalagringssystem.

Enligt data som samlades in i slutet av 2021 av Reclaim.AI har antalet möten ökat med 70 % sedan pandemin började. Med företag som använder ett så stort utbud av programvara från tredje part för att fungera är det inte konstigt att meddelanden och dokument faller mellan stolarna. Det är omöjligt att samarbeta som ett team när så många av dessa lagmedlemmar helt enkelt försöker komma ikapp för att hitta rätt information i flera siled system.

Enade kontorssviter med arbetsplatsapplikationer, med tonvikt på funktionalitet för teamsamarbete online, säkerställer att alla anställda förblir på samma sida genom sömlös kommunikation och konsekvent, universell tillgång till data.

Fördelar med Unified Office Suites

Eliminera silor

Basketspelare kan inte fungera som ett lag om var och en av spelarna arbetar utifrån sin egen spelbok eller inte kan höra vad deras tränare ropar från sidlinjen. På samma sätt kommer ett företags anställda att offra samarbete om de inte enkelt kan kommunicera med varandra eller se till att de tittar på den korrekta, mest uppdaterade versionen av ett kalkylblad.

Att konsolidera olika system, särskilt när de är fundamentalt olika varandra, är en mödosam uppgift och kostar företag timmars produktivitet, för att inte tala om flera dyra licensavgifter. Men en enhetlig uppsättning appar säkerställer att en uppdatering av systemet på en enda plats kommer att spridas till resten av organisationen.

Zoho Workplace fungerar som ett utmärkt exempel på hur enande leder till sömlöst teamsamarbete online. Det säkerställer att alla har tillgång till varje fil, post och information som läggs in i systemet – oavsett var de befinner sig och oavsett var data matades in. Sviten inkluderar e-post, arkivering, dokument, chatt och sociala funktioner, allt inom en enda plattform.

Den ultimata tidsbesparingen kommer i form av vad företag inte längre behöver göra: leta igenom interna system efter rätt information. Alla aspekter av Zoho Workplace och andra enhetliga applikationer är tillgängliga via en central instrumentpanel som kan anpassas av varje anställd genom att helt enkelt dra och släppa widgets. Dessutom har plattformen enhetlig sökning – inget behov av den mödosamma processen att kamma app-efter-app och leta efter den mest exakta informationen. E-postmeddelanden om ett projekt kan hittas från den här instrumentpanelen lika enkelt som uppgifter eller kalenderobjekt.

Bättre kund- och medarbetarkommunikation

Genom att konsolidera allt under en banderoll i enhetliga kontorssviter tar företag proaktiva åtgärder för att säkerställa en stramare kommunikation samtidigt som de tillåter anställda att behålla tillgången till allt de behöver för att utföra sitt jobb – och om inte kan åtkomst anskaffas från samma applikation .

Enade kontorssviter gör också underverk för kundservice. Data finns i överflöd i dag, och små företag som hoppas kunna utnyttja dessa siffror för att förbättra sina kundupplevelser skulle vara klokt att se till att data är tillgänglig och tillgänglig för uppdatering, oavsett var deras anställde befinner sig. Denna praxis eliminerar också all onödig kommunikation – det sista kunderna vill ha är att bli kontaktade flera gånger av olika teammedlemmar, eller tvingas skriva på samma villkor två gånger på grund av övertalighet och överlappning i de anställdas ansvar.

Tänk också på hur apparna är förenade. Genom att till exempel arbeta inom Zoho Writer kan anställda tagga andra i kommentarer, utlösa en e-postvarning som en påminnelse och inkludera en länk direkt till dokumentet. Detta gör underverk för att flagga viktig information som måste spridas ASAP; navigering till en annan app, särskilt en med ett icke-intuitivt gränssnitt, öppnar processen för fel.

Aktivera fjärrarbete

Zoho tror på ett tänkesätt som vi kallar ”transnationell lokalism”, vilket innebär ett fokus på att stödja lokala samhällen och anställa kandidater från små städer över stora städer – en praxis som omedvetet kan vända sökandepoolen mot en rikare klass av individer som har råd att leva bekvämt i en metropol, eller åtminstone pendla till en.

En viktig aspekt av transnationell lokalism är en betoning på mindre, mer lokaliserade kontor som fungerar som ekrar till en storstadsnav. Detta sparar inte bara de anställdas tid som normalt spenderas på en omfattande pendling utan ger anställda på avstånd en hybrid arbetsmodell och en känsla av gemenskap.

Oavsett var de anställda väljer att arbeta är det viktigt att de har tillgång till samma bredd av verktyg som är tillgängliga för dem som reser till ett kontor varje dag – särskilt på mobilen. Ett enhetligt system fungerar helt ur molnet, med full funktionalitet från alla tänkbara platser.

En enad arbetsmiljö räcker långt för att rätta till de fel som orsakats av pandemin: Data som samlats in av Project.co under det första året visade att 26 % av de tillfrågade deltagarna hävdade att kommunikationen, både internt och med kunder, försämrades under 2021.

Enade kontorssviter kanske inte är en kula för pre-pandemi effektivitet och samarbete, men är ett viktigt steg, särskilt för små företag. En enhetlig kontorssvit, där alla verktyg är tätt integrerade, ger enkelhet, kraft och prisvärdhet – alla viktiga frågor för företag som går framåt.