När företag växer, tenderar resor att bli mer av en fast inventering. Men med affärsresor är risker inblandade, och det är viktigt att hantera reserisker så bra som möjligt. Många företag har utvecklat en riskhanteringsplan för resor i takt med att verksamheten växer. Om du vill hålla resande anställda säkra samtidigt som du skyddar ditt företag – det är därför reseriskhantering är avgörande.

Vad är riskhantering i affärsresor?

Riskhantering i affärsresor kan omfatta många olika moment. Riskhantering syftar till att minimera effekterna av oförutsedda händelser så mycket som möjligt och hålla affärsresenärer säkra genom en väl utformad kommunikationsplan som respekterar omsorgsplikten.

För en internationell organisation där det är nödvändigt att resa utomlands säkerställer dessa åtgärder att potentiella reserisker planeras och det finns ett strukturerat tillvägagångssätt för anställdas säkerhet, säkerhet och organisatorisk motståndskraft.

Exempel på faror när du reser kan vara:

• Oroligheter
• Politisk instabilitet
• Strängt väder
• Terroristattacker
• Sjukdomsutbrott
• Större incidenter gällande säkerhet
• Plötsliga resevarningar
• Hälsoincident för anställda
• Brottsincidenter
• Andra potentiella hot och risker

Extra faktorer att tänka på med reserisker

När det gäller att hantera risker och utföra riskbedömningar är identifiering av typen av risk bara en aspekt av affärskontinuitet och anställdas säkerhet. Om det finns en frekvent reserelaterade risk, såsom affärsresor till högriskländer, måste företagen ägna interna resurser till att säkerställa de anställdas säkerhet.

Som utgångspunkt bör företag överväga ytterligare säkerhetsåtgärder som medicinsk evakuering, politisk risk och reseförsäkring. Men du kan också behöva överväga att utbilda anställda i hur man hanterar en medicinsk nöd- och nödsituationsutbildning. Dessutom kan du behöva inkludera andra resesäkerhetsåtgärder, såsom en nödkommunikationsprocess och kontaktinformation för nödsituationer baserad på resenärers platser.

Vad bör ett reseriskhanteringsprogram innehålla?

Ett omfattande program för reseriskhantering har två mål: Att skydda anställda från höga risker där det är möjligt och säkerställa kontinuitet i verksamheten. Det finns många resurser för att utforma en reseriskbedömning och ett program. Vi kommer att titta på några av kärnfunktionerna i en riskbedömning för företagsresor och programmet bör ha:

1. Skapa tydliga affärsresepolicyer för anställda: Det första steget är att skapa tydliga riktlinjer för internationella resor som anställda måste följa. Detta inkluderar att beskriva potentiella risker, kritisk säkerhetsinformation och hur man skyddar sig på sin resmål baserat på situationen.
2. Informationskällor i realtid: Nödsituationer skärs aldrig och torkar, och reseplaner kan ändras på ett ögonblick. Se till att processer för att kontrollera resor och godkännande av resor tar hänsyn till hotintelligens och andra informationskällor i realtid för aktuella reseråd.
3. Tydlig kommunikation: När situationer förändras måste anställda vara beväpnade med så mycket information som möjligt före resan för att skydda sig själva och företaget. Beskriv företagets omsorgsplikt, säkerhetsåtgärder på plats och hur man kontaktar andra medlemmar i organisationen om resenärer råkar ut för nödsituationer under resan.
4. Officiellt råd: Inkludera alla statliga råd, såsom reserådgivning och resurser som resenärer kan konsultera. Du kan också använda resurser som Global Business Travel Association för att utveckla en holistisk policy.

3 tips för hantering av reserisker som minskar riskerna

Riskhantering handlar om att skydda företaget och den anställde, och det kan vara utmanande att balansera de två helt. Vi kommer att gå igenom några viktiga tips att tänka på när du utformar ett program för en affärsresa att tänka på.

1. Skapa eller konfigurera om ditt resehanteringsprogram

Tänk på din organisationsstruktur och hur det relaterar till riskhantering. Gör det så strömlinjeformat och enkelt som möjligt för anställda att förstå när de ger sig ut på en affärsresa. Ditt resehanteringsprogram måste ta itu med risker från planering före resan och destination tills företagets anställda är tillbaka på ursprunglig mark. En allomfattande policy säkerställer att företaget är skyddat inför oförutsedda händelser, inklusive anställdas säkerhet, databevarande och säkerhetsåtgärder.

Du kan utse utsedda reseansvariga som ansvarar för de anställdas säkerhet, välbefinnande och hantering av reserisker när de uppstår under medarbetarnas resor. Se också till att anställda har tillgång till omfattande hälsoskydd under resor och resurser för att hjälpa dem att övervaka ständigt föränderliga situationer under en nödsituation. Du kan också ge ytterligare information om hur du reser med företagets enheter och utrustning och eventuella dataproblem som du måste ha i åtanke.

2. Bygg ut din strategi för hantering av reserisker

Din strategi kommer till stor del att bero på vilka destinationer anställda åker till och redogör för förändringar inom den närmaste framtiden. Men viktiga punkter att tänka på är informationssäkerhet, operativ motståndskraft och skydd av anställda. Dessutom ska medarbetarskyddet och hur företaget fungerar vid betydande hot och risker beaktas.

Ett ramverk för riskbedömning innan resenärer åker på resan gör det möjligt för företag att enklare tillämpa policyer för hantering av reserisker. Överväg att använda bredare branschstandarder för affärsresor som ISO 31030:2021 – Resoriskhantering – Vägledning för organisationer att utforma din strategi.

3. Använd digital teknik för att göra din riskhanteringsplan mer effektiv

Lyckligtvis med så mycket teknik på plats finns det fler resurser än någonsin när det gäller riskreducering. Inom rollen som reseledare bör det definitivt finnas processer där anställda gör regelbundna incheckningar med bredare team och tillhandahåller GPS-dataåtkomst på arbetsenheter för att säkerställa att de lätt kan hittas i händelse av en nödsituation. Beroende på antalet anställda som reser kan det också finnas åtgärder för incidentrapportering och realtidsuppdateringar.

Platser som anställda kan få hjälp under nödsituationer

Som en del av hanteringen av reserisker bör anställda vara medvetna om akuta resurser de kan kontakta som en del av företagets vårdpliktsstrategi och hantera reserisker.

Om anställda behöver sjukvård eller om det inträffar naturkatastrofer bör de ta kontakt med lokala ambassader och/eller myndigheter som första steg för att få hjälp. De bör också göras medvetna om lokala och nationella organisationer som kan hjälpa dem, liksom alla företagsresurser som företaget kan tillhandahålla i händelse av en nödsituation.

Bild: Envato Elements