Arbete på distans, som började som tillfälliga lösningar under pandemin, är permanenta för många företag. Det finns nu tre gånger fler jobb på distans än 2020. Dessa arrangemang kan vara en win-win för företag, anställda och samhällen.

• Företag sparar på det utrymme som behövs och anställda tar färre sjukdagar. Det finns också rapporterar att medarbetarna är mer effektiva.
• Anställda är gladare eftersom de har mer tid för familjen och personliga ansträngningar. De sparar på pendlingstid och kostnader.
• Samhällen har en bättre miljö. Det är minskad trafik och färre koldioxidutsläpp.

Men det finns några försiktighetsåtgärder för arbetsgivare. Glöm inte något av följande:

Ta rätt löneinnehållning

Det spelar ingen roll för federal inkomstskatteinnehållning där anställda finns, men det gör det för statlig inkomstskatt. Varje stat med inkomstskatt har sina egna regler och problem kan uppstå när företaget är i en stat men arbetare bor och arbetar i en annan. Vanligtvis innehålls inkomstskatt i den stat där arbetare utför sina jobb. Men det finns undantag som kan kräva innehållande i den stat där arbetsgivaren finns.

Och saker och ting blir ännu mer komplicerade när en arbetare bor i samma stat som arbetsgivaren men arbetar i en annan stat. I allmänhet är innehållande i arbetsgivarens tillstånd om inte en ”arbetsgivarregel för bekvämlighet” gäller. Detta säger att arbetstagaren måste arbeta i en annan stat på begäran av arbetsgivaren, så undanhållning görs i den stat där arbetet utförs. Inte alla stater har denna regel.

Det har förekommit förslag på federal nivå för att begränsa stater från att införa inkomstskatter på anställda som är i en stat under endast en begränsad period (t.ex. några dagar i månaden). Till exempel arbetar en anställd på distans i delstat A men är skyldig att delta i företagsmöten som hålls två gånger i månaden i delstat B. Kan delstat B kräva innehållande för dessa två dagar i månaden? Ett proposition som lades fram förra året skulle ha spärrat inkomstskatt på och innehållande för en distansarbetare såvida inte den arbetstagaren tjänat ersättning för anställningsuppgifter i mer än 30 dagar under året.

Vad ska man göra: Kontrollera med din CPA eller andra skatterådgivare, eller arbeta med ett externt löneföretag. Och övervaka federal lagstiftning som kan påverka innehållande av distansarbetare.

Se upp för potentiella inkomstskattekonsekvenser

Att ha distansarbetare skapar en ”nexus” till en annan stat, vilket innebär att en arbetsgivare sannolikt är skyldig att betala en del inkomstskatter i den staten. Skattebeloppet beror på hur företagets totala inkomst fördelas på den staten. Varje stat har sina egna regler om fördelning av inkomster för skatteändamål.

Vad ska man göra: Diskutera denna fråga med din CPA eller skatterådgivare och, vid behov, arbeta för att minimera fördelningen till högre skatter.

Fortsätta arbetstagares ersättning

Du måste täcka arbetstagare trots att de arbetar på distans och även om de arbetar från sina egna hem. OSHA kommer inte att inspektera deras hem för säkerheten och förväntar sig inte att arbetsgivare ska göra det, men du måste ha ett försäkringsskydd och distansarbetare kan lämna in anspråk på skador eller sjukdomar på jobbet.

Vad ska man göra: Diskutera säkerhetsfrågor med distansarbetare. Diskutera också frågor om arbetsskadeersättning med ditt arbetsskadeombud om du har en eller en arbetsrättsadvokat.

Följ statlig sysselsättningsskatt för distansarbetare

Statliga lagar gäller för arbetare inom deras gränser, även om de är på lönelistan för ett företag utanför staten. Detta betyder följande:

• Statliga minimilöner och övertidsregler
• Statliga förmånsregler (t.ex. familje- och sjukledighet, ledighet för röstning, skolaktiviteter etc.)
• Betala statlig arbetslöshetsskatt

Vad ska man göra: Granska statliga lagar för alla platser där du har distansarbetare.

Slutsats

Att ha en avlägsen arbetsstyrka kan vara verklighet idag. Arbetsgivaransvaret förstärks av antalet platser som anställda arbetar på. Få goda råd om vad de ska göra.

Bild: Depositphotos