Företag kräver mycket uppmärksamhet och administration om de ska lyckas.

Varje kontor behöver noggrann datahantering för att säkerställa att företaget får bästa möjliga valuta för pengarna från sin administrativa personal.

Här är tio bästa tips som varje kontor bör använda för att hänga med i uppgifter och nya effektivitetsvinster.

1. Sök efter programvara som kan hjälpa

Tiden är fienden när man arbetar i admin. Det verkar aldrig finnas tillräckligt många timmar på arbetsdagen för att få alla uppgifter klara. Rätt programvara kan hjälpa till att minska den tid det tar att få jobbet gjort, vilket gör att administratörer kan koncentrera sig på nästa uppgift. Du kan till exempel konvertera din PDF-fil till ett Word-dokument, så att rätt personer kan komma åt filerna med lätthet.

2. Ställ in tider för vanliga uppgifter

Att ha en fast struktur på arbetsveckan, med tid avsatt för regelbundna administrativa uppgifter, hjälper till att påskynda många vanliga processer. Detta skapar mer tid för personalen att få mer arbete gjort. Effektiva och produktiva kontor är en värdefull tillgång för alla företag och ger företaget bättre valuta för pengarna från sin lönebudget.

3. Skapa och uppdatera att-göra-listor

I alla företag finns det massor av små uppgifter som måste slutföras, ofta inom en deadline, som kan förbises eller försummas när kontoret är upptaget. Det kan vara svårt att hålla koll på allt och delegera dessa jobb effektivt.

4. Håll en kalender online

Kontorskalendrar kan vara otroligt användbara. De kan vara ett praktiskt sätt att komma ihåg personalens födelsedagar och viktiga händelser, men deras verkliga kraft kommer från att organisera personal, delegera uppgifter och sätta deadlines. Att ha en kalender online, delad mellan all personal, hjälper alla att hålla sig på samma sida och arbeta tillsammans mot gemensamma mål. Det ger en snabb kommunikation för alla.

5. Få datainmatningen klar i tid

Den kanske svåraste uppgiften inom administration är datainmatning. Det kan vara tidskrävande och bedövande, men data slutar aldrig rulla in på kontoret. Om regelbunden datainmatning förfaller kommer det snart att bli en enorm uppgift.

Gör datainmatning till en regelbunden del av dagen för att hålla teamet fullt informerat och ge de data de behöver för att få jobbet gjort till hands eller outsourca dedikerade datatjänster.

6. Överväg att lägga ut vissa administratörer på entreprenad

Det snabbaste och enklaste sättet att frigöra några arbetstimmar på kontoret och ta bort några vanliga administratörsproblem från kontoret är att lägga ut uppgifter på entreprenad. Det finns många regelbundna, vardagliga administrativa uppgifter som kan utföras billigt av en utomstående arbetare, vilket ger kontorspersonalen extra tid att koncentrera sig på viktiga uppgifter.

Mottagningstjänster är en utmärkt kandidat för outsourcing. Telefonerna kommer fortfarande att besvaras av kompetent och vänlig personal, och samtal dirigeras till rätt skrivbord, men personalen på kontoret är fria att fortsätta med viktiga jobb utan ljudet av ringande telefoner för att distrahera dem.

7. Dela upp uppgifter i mindre jobb

Ett smart och enkelt sätt att öka produktiviteten, minska stressen och få bättre valuta för pengarna från kontorspersonalen är att bryta ner uppgifter i mindre, mer hanterbara jobb. Detta gör stora administratörsjobb mindre skrämmande för personalen och kan hjälpa till att bilda nya team inom affärspersonalen.

Lagarbete får drömmen att fungera, ju mer personal arbetar tillsammans med gemensamma uppgifter desto effektivare blir de.

8. Skapa varningar för möten, deadlines och regelbundna uppgifter

Det har sagts att tiden är elden i vilken vi brinner. Det finns aldrig tillräckligt med tid på dygnet för ett hektiskt kontor, och det är lätt att låta deadlines eller schemalagda möten missa tankarna. Genom att använda en kalenderapp kan varningar ställas in för att se till att inget glöms bort.

Påminnelser kan också ställas in före schemat, så om ett viktigt datum eller möte är på väg kan aviseringar komma en timme, dag eller vecka innan.

9. Säkerhetskopiera data regelbundet

Dataförlust leder till tidsförlust och kan kosta alla företag hundratals eller tusentals pund i bortkastad tid. Moderna kontor drivs av e-postmeddelanden och deras bilagor, och den data de har om befintliga och potentiella kunder, samt viktig finansiell information.

Se till att data säkerhetskopieras regelbundet så att kontoret aldrig drabbas av en längre period av stillestånd som kunde ha undvikits.

10. Håll koll på bokföringen

Varje företag och varje kontor måste hålla koll på sin redovisningsinformation och bokföring. Verksamhetens ekonomi är verksamheten, så de kräver särskild uppmärksamhet. Använd all tillgänglig mjukvara eller hårdvara för att hålla böckerna i god ordning.

Utan god bokföring kanske företaget inte fakturerar kunderna korrekt eller i rätt tid, vilket kan leda till ekonomiska förluster.

Med dessa tio bästa tips i en administrativ arsenal kan varje kontor uppnå nya effektivitetsvinster och bli ett stressfritt utrymme där anställda kan trivas. Ta bara några av dessa positiva steg framåt och skillnaden kommer att märkas omedelbart.

Författarprofil

Manuela Willbold

Blogger och utbildare av Passion | Senior onlinemedia- och PR-strateg på ClickDo Ltd. | Bidragsgivare till många utbildnings-, affärs- och livsstilsbloggar i Storbritannien och Tyskland | Sommarkursstudent vid London School of Journalism och kursinstruktör vid SeekaHost University.