Även små och medelstora företag bedriver affärer på global nivå, vilket kräver hög kommunikation och synlighet mellan affärsenheterna. När ena handen inte vet vad den andra gör kan ett litet företag inte växa. Därför kan de flesta moderna småföretag dra nytta av minimala CRM-, dataspårnings-, kommunikations- och kalenderappar som arbetar synkroniserat för att hålla alla i linje och på uppgiften.

Även om varje program kan fungera på egen hand, är det i deras samarbete där verklig produktivitet ligger. Ansträngningen att stämma av information mellan appar är betydande och benägen för mänskliga fel—manuell datainmatning krävs ofta—och kullerstensbelagda eller osammanhängande system skapar siloer. Först när lösningarna är förenade och verktyg är integrerade med varandra kan företag dra nytta av applikationsövergripande tjänster som automation, AI/ML och omfattande sökning, som alla tjänar till att spara tid och energi för företag.

Det finns mer än ett sätt att förena olika program över ett affärsekosystem, och alla är inte skapade lika. Jag tror att begreppet ”enande” ger de starkaste siffrorna i intern adoptionsfrekvens, kundförvärv och avkastning på investeringen. Kvalificerande plattformar, inklusive Zoho One, erbjuder dussintals appar från vilka kunder kan anpassa mjukvarusviten som fungerar bäst för deras affärsbehov.

Läs vidare för att lära dig mer om enande, dess fördelar och hur du kan frigöra dess potential:

Problemet med integration

Företagsprogramvara är avsedd att lösa problem, inte orsaka nya, och företag försöker i allmänhet få ut det mesta av sin teknik genom att sammanställa en uppsättning applikationer ad-hoc, vilket lägger till onödiga implementeringsutmaningar, särskilt för små företag som saknar IT-stöd.

Denna praxis är faktiskt ganska vanlig inom teknik, där det är känt som integration genom API:er, eller möjligheten för system från olika leverantörer att kommunicera med varandra. Kanske låter en kalenderapp användare gå med i videosamtal på en separat plattform, eller så kan fakturamjukvara fånga betalningar med en säker transaktionsprocess som utvecklats av en konkurrent. Kunder dras till integration eftersom det ofta tillåter dem att bygga ett mer lyhört och kommunikativt internt system utan att byta leverantörer.

Huvudproblemet med integration är att det inte finns några garantier för att program alltid kommer att fungera så bra med varandra. Ofta är en stor leverantör mer motiverad att uppmuntra migration till sina egna plattformar än att kontinuerligt uppdatera förmågan att inkludera konkurrenter i deras ekosystem.

När dessa olika programvaror lyckas hänga samman kan upplevelsen bli ganska ojämn. Problemen sträcker sig från problem så enkla som olika proprietära filtyper hela vägen upp till bristande ansvarighet när säkerhetsintrång inträffar.

Hur enande ser ut

Vid första borsten liknar enande integration i vad det möjliggör: olika appar sammanfogade för att stödja all affärsverksamhet. Men i enandet är det digitala ekosystemet sammansatt av appar som alla kommer från samma leverantör, som de skulle vara på Zoho One. Konceptet producerar en allt-i-ett-plattform snarare än en som måste anstränga sig lite för att få allt i synk.

När det är som bäst verkar enandet sömlöst. Föreställ dig att skanna en faktura med en mobiltelefon, skicka filen till faktureringsprogram som pingar kunden och bearbetar betalningen, automatiskt uppdatera kundanteckningar i ett CRM och samla in handlingsbar information om varje steg i processen. Även om detta arbetsflöde är möjligt under en mängd olika system, säkerställer ett enhetligt att ingen information går förlorad i översättningen och inte heller att en pusselbit blir föråldrad.

Enade system anammas snabbare av anställda än integrerade. För det första är användargränssnittet/UX för alla enhetliga appar mestadels detsamma – både för att de alla är gjorda av samma leverantör och, ur ett varumärkesperspektiv, ligger det i deras bästa intresse att upprätthålla ett konsekvent gränssnitt. Delar av ett enhetligt system interagerar ofta med varandra inifrån apparna själva, vilket sparar anställdas tid från att söka efter det de behöver. Till exempel fungerar Zoho Workspace, en kärnkomponent i Zoho One, som en anpassad instrumentpanel och ger insyn i hur sina kamrater fungerar.

Dessutom har enhetliga system säkerhetsåtgärder som är mycket högre än vad som kan sättas ihop mellan konkurrenter – och programvaruuppdateringar kan skickas till varje app på en gång.

Vad förening möjliggör

Förutom de mer allmänna fördelarna med sammanslagning, såsom sinnesfrid och medarbetarnas egenmakt, gör sammansättningen av enhetliga plattformar omedelbart det möjligt för team att minska överflödiga arbetsprocesser och öka kommunikationen i hela organisationen.

Här är särskilt några märkbara fördelar:

• Automatisk datainsamling och analys: Integrerade system är sammansatta av individuella element som ständigt matas med data, men ofta förblir denna data i silos och kan endast användas av en leverantör. Unifiering korrigerar denna underkommunikation genom att erbjuda full synlighet över appar; data kan sedan samlas in och analyseras av alla anställda i organisationen. Faktum är att vissa plattformar, som Zoho One, använder AI för att sortera processer automatiskt och presentera data som delbara visualiseringar.

• Anpassad paketering: Kunder behöver inte registrera sig för varje enskild app i ett enhetligt system – växande företag kan inte förutse deras alla framtida initiativ. Ofta kommer leverantörer att konstruera anpassade prismodeller som inkluderar den funktionalitet som ett företag behöver och flexibiliteten att lägga till eller subtrahera efter behov över tid. Denna process känns relativt smärtfri jämfört med besväret med att spåra upp en helt ny leverantör för att förbättra ett integrerat system.

• Snabb felkorrigering: Användare kan också förvänta sig att färre fel kvarstår med sammanslagningen. När leverantörer har insyn i alla aspekter av sina kunders CX/UX-upplevelser kan de snabbt felsöka problem och distribuera buggfixar i hela ekosystemet. I vissa fall kan företag som praktiserar enande förutse problem innan de uppstår – de känner till varje egendom i sina appar.

En enhetlig framtid av arbete

Tekniska leverantörer har praktiserat diversifiering under en tid nu, vilket innebär att de utökar sin produktlinje och utökar nuvarande erbjudanden för att bevisa sin verksamhet mot en lågkonjunktur eller seismisk förändring i branschen. Snart kommer dessa företag att kunna låta sina kundrelationer utvecklas naturligt samtidigt som de garanterar full, friktionsfri funktionalitet genomgående. Konkurrenter kommer inte att hoppa för att öka sina produkters integrationsnivå om de bygger sina egna appar, så det är dags att lägga ner ett integrerat system för ett enhetligt.