Som företagare är du inte främmande för administratören. Alla affärsbehov kräver att administrativa uppgifter utförs för att drivas effektivt, oavsett vilken bransch ditt företag verkar inom.

Att hålla koll på dina administrativa uppgifter är mycket lättare sagt än gjort, och ju mer ditt företag växer, desto fler administratörsuppgifter får du. Admin är tidskrävande och arbetskrävande, och låt oss vara ärliga, det är också ganska tråkigt!

När det mesta av din tid ägnas åt administratörsuppgifter, har du begränsad tid att slutföra andra viktiga saker i ditt företag, som att formulera en effektiv affärsplan, skapa en marknadsföringsstrategi eller tillhandahålla oklanderlig kundservice.

Därför är det viktigt att hitta sätt att minska den tid du lägger på adminuppgifter om du vill att ditt företag ska lyckas.

5 bästa sätten att spara tid på företagsadministratörsuppgifter

Här är några bra sätt att spara tid på administrativa uppgifter så att du kan fokusera på andra delar av ditt företag.

1. Standardisera dina administratörsuppgifter

Om det finns vissa administrativa uppgifter som du behöver utföra dagligen, veckovis eller månadsvis, överväg att använda en standardiserad process för var och en. När du använder samma process för en specifik uppgift tar det kortare tid att slutföra.

Skapa en steg-för-steg-guide för varje uppgift så att du vet exakt vad du ska göra för var och en. Du kan också använda mallar så att du snabbt kan uppdatera relevant information vid behov.

Om du lägger ut dina uppgifter på en anställd eller frilansare, kommer det att bli mycket lättare att förklara vad du ska göra när du har en standardiserad process.

Du kan tillhandahålla en guide för varje uppgift som visar dem hur de ska slutföra varje administratörsuppgift korrekt. Detta kommer att förbättra effektiviteten och minska risken för fel, som båda kan spara mycket tid och energi.

2. Använd automationsprogramvara för repetitiva uppgifter

Det finns gott om programvara där ute som kan göra dina administratörsuppgifter enkla och enkla. Oavsett om det är en onlinefakturatillverkare, chatbotprogramvara eller schemaläggningsverktyg för sociala medier kan du minimera antalet uppgifter som du behöver utföra manuellt.

Du kan också använda programvara för att konvertera PDF-filer till word och vice versa, eller programvara som redigerar dina videor och konverterar dem till olika format för din webbplats och sociala mediekanaler.

Automationsprogramvara kan programmeras för att automatiskt slutföra dessa uppgifter åt dig. Du kan till exempel använda verktyg för automatisering av e-postmarknadsföring eller programvara för automatisering av fakturering. Du behöver inte logga in på varje plattform för att manuellt skicka dina e-postmeddelanden och fakturor. Låt bara programvaran göra det åt dig!

3. Lägg ut dina administratörsuppgifter till en anställd eller frilansare

Administrativa uppgifter är ofta enkla och repetitiva. Oavsett om det gäller att lägga in kunddata i ett kalkylblad, skicka massmejl eller bearbeta fakturor, kan du enkelt lägga ut dessa uppgifter på en virtuell assistent eller frilansare.

Om du inte vill lägga ut på en extern person, överväg att delegera uppgifterna till någon av dina nuvarande anställda. Planera in lite tid i deras veckoschema för att hjälpa dig att svara på samtal, svara på e-postmeddelanden eller organisera din databas.

Att lägga ut dina iterativa dagliga administratörsuppgifter på entreprenad frigör tid på ditt schema för att fokusera på mer komplexa uppgifter som bara du kan göra som ägare till ditt företag. När ditt sinne inte distraheras av alla mindre, mindre viktiga uppgifter, kommer du att kunna maximera den övergripande framgången för ditt företag.

4. Håll koll på dokumentation och arkivering

Oorganiserad dokumentation saktar ner dig och ökar risken för fel. Genom att hålla koll på din dokumentation och hålla uppdaterade, korrekta register kommer du enkelt att kunna komma åt den information du behöver.

Effektiv journalföring sparar inte bara tid och energi. Det förbättrar också kvaliteten på din data eftersom du kommer att göra färre fel och du får uppdaterad information om dina kunder och klienter. Att ha korrekt data är avgörande för att sänka kostnaderna, öka kundbehållningen och utöka ditt varumärke.

5. Undvik multitasking

Multitasking kan låta som det perfekta sättet att spara tid och ta dig igenom dina administratörsuppgifter snabbare. Men multitasking kan faktiskt sakta ner dig och öka dina chanser att göra skadliga fel.

När du är trött på att fokusera på flera saker samtidigt, måste din hjärna växla mellan varje uppgift. Forskning visar att när våra hjärnor ständigt rör sig fram och tillbaka mellan flera uppgifter, är vi mindre effektiva. Viss forskning tyder till och med på att multitasking kan sänka IQ!

Multitasking kan också göra att du blir överväldigad och stressad eftersom du försöker få för många saker gjorda på en gång. Istället för att skynda igenom dina uppgifter, slutför dem en i taget. Detta säkerställer att du inte kompromissar med kvaliteten på ditt arbete och undviker utbrändhet.

Vid det här laget bör du vara redo att delegera några tidskrävande administratörsuppgifter så att du kan fokusera på det som verkligen ger den största avkastningen för ditt företag att förbli lönsamt och leda det effektivt.

Författarprofil

Mohammed Tahir Patel